Dropdown-Listen bieten bei der regelmäßigen Arbeit mit Excel mehrere Vorteile. Eingaben können schneller vorgenommen werden, Tabellen sehen aufgeräumter aus und die Eingabe von fehlerhaften Daten kann ausgeschlossen werden. Dropdown-Listen lassen sich in Excel wie folgt erstellen:
1. Zellen markieren & Datenüberprüfung auswählen
Markieren Sie alle Zellen, in denen ein Dropdown-Menü erstellt werden soll. Das können eine oder mehrere Zellen sein. Anschließend klicken Sie auf „Daten“ und auf „Datenüberprüfung“ (im Bereich „Datentools“). Nun öffnet sich das Einstellungsfenster.
2. Dropdown-Einstellung
Hier nehmen Sie die Einstellungen Ihrer Dropdown-Liste vor. Wählen Sie unter der Option „Zulassen“ die Einstellung „Liste“ aus.
3. Dropdown-Auswahl eingeben
Als nächstes müssen die Auswahlpunkte für das Dropdown-Menü festgelegt werden. Diese werden im Feld „Quelle“ eingegeben. Jeder Menüpunkt wird dabei mit einem Semikolon „ ; “ getrennt.
Alternativ lassen sich auch Zellen auswählen, in welche die Auswahlpunkte bereits eingetragen sind. Klicken Sie nun auf „OK“ und Ihre Dropdownliste ist angelegt.
Tipp: Dropdown mit automatischer Erweiterung
Sollten sich die Auswahlpunkte häufig ändern, kann es nützlich sein, die Dropdownliste so anzulegen, dass sich auch die Auswahlpunkte automatisch aktualisieren. Das gelingt, wenn Sie die Auswahlpunkte in einer Tabelle anlegen und diese dem Dropdown-Menü zuweisen. So geht’s:
Wenn Sie nun Ihre intelligente Tabelle mit den Auswahlpunkten ergänzen, tauchen die weiteren Punkte ebenfalls im Dropdown-Menü auf. Alternativ können Sie alle Punkte der intelligenten Tabelle mit den Auswahlpunkten markieren und auf „Formeln“ und „Namen definieren“ klicken. Den Namen, den Sie hier angeben, können Sie anschließend mit „=“ als Quelle der Dropdownliste angeben.